Meldplicht
Nee. Gevestigd apothekers staan geregistreerd in het Register van Gevestigd apothekers bij de IGJ en zijn daarmee uitgezonderd van de meldplicht. Hetzelfde geldt voor apothekers werkzaam in het ziekenhuis. Zij behoren tot het ziekenhuis dat al onder de meldplicht valt. Daarmee hebben ze geen eigen meldplicht.
De meldplicht geldt niet voor apotheken. De jaarverantwoordingsplicht geldt voor alle zorgorganisaties, met uitzondering van enkele personen of groepen. De vergunningplicht is van toepassing bij meer dan 10 zorgverleners. De verplichting om een interne toezichthouder aan te stellen geldt bij meer dan 25 zorgverleners.
U kunt ook dit stroomschema doorlopen om te zien wat van toepassing is: https://www.toetredingzorgaanbieders.nl/wat-betekent-de-Wtza/documenten/publicaties/2021/10/14/stroomschema-Wtza
Apothekersassistenten tellen mee als zorgverlener
Het gaat bij iedere telling om het aantal personen (lees: zorgverleners, dus ook apothekersassistenten, niet administratief personeel en bezorgers). Er wordt niet gekeken naar het aantal FTE. Een parttimer telt dus mee.
Vergunningsplicht
De Wtza is deels ter vervanging gekomen voor de Wtzi en daarbij behorende Uitvoeringsbesluit Wtzi. Onder de Wtzi bestond reeds een vergunningsplicht voor zorgaanbieders en instellingen die zorg verlenen, die onder de Wlz of Zvw valt. Deze vergunningplicht onder de Wtzi was eveneens bekend als de Wtzi-toelating. Instellingen die farmaceutische zorg verlenen, waaronder apotheken, hadden van rechtswege een toelating onder de Wtzi en hoefden geen vergunning aan te vragen.
Met de komst van de Wtza geldt deze toelating/vergunning nog steeds voor instellingen die farmaceutische zorg aanbieden, oftewel een apotheek. Het gaat hierbij om apotheken die 10 of minder zorgverleners hebben.
Als een apotheek nog geen vergunning onder de Wtzi had, maar méér dan 10 zorgverleners heeft (hier vallen assistenten, parttimers én zzp’ers onder) geldt de verplichting een vergunning aan te vragen.
De vergunningsplicht geldt niet voor apotheken behorende tot het ziekenhuis, omdat het ziekenhuis reeds een vergunningsplicht heeft en de ziekenhuisapotheek daaronder valt.
Het CIBG is belast met het verwerken van de aanvragen en het onderhouden van wijzigingen die zorgaanbieders zelf via een digitaal portaal kunnen indienen.
Kijk op: https://www.cibg.nl/zorgaanbiedersportaal
Apotheken die behoren tot de groep met méér dan 10 zorgverleners dienen vóór 1 januari 2024 een vergunning te hebben aangevraagd.
Voor nieuwe/startende apotheken geldt dat zij direct een aanvraag moeten indienen.
Zodra een apotheek de grens van 10 zorgverleners overschrijdt, dan heeft de apotheek een vergunningsplicht. Ziet het ernaar uit dat u op korte termijn meer dan 10 zorgverleners in dienst zal hebben? Start dan alvast de aanvraagprocedure voor een vergunning. Nadat uw 11e werknemer in dienst is gekomen, heeft u 6 maanden om aan uw vergunningsplicht te voldoen.
Indien een instelling zorg verleent zonder de daarvoor geldende vergunningen kan de IGJ een last onder dwangsom opleggen. Voor bestaande instellingen geldt een overgangstermijn van twee jaar, deze is op 1 januari 2022 gestart en loopt tot uiterlijk 31 december 2023. De boete bij het uitblijven van actie kan oplopen tot maximaal 87.000 euro.
Voor nieuwe/startende zorgaanbieders geldt dat als zij de Wtza-vergunning niet tijdig hebben geregeld en er met het verlenen van zorg wordt gestart zonder aanwezigheid van de vergunning, er een boete kan volgen die kan oplopen tot maximaal 21.750 euro.
Ja, assistenten worden meegeteld.
Werknemers die ondersteunende werkzaamheden verrichten worden niet meegeteld als zorgverlener. Hierbij kunt u denken aan werknemers die ondersteunen bij logistieke werkzaamheden, waaronder vervoer, schoonmaakwerkzaamheden en/of het verstrekken van kleding, eten of drinken.
Bezorgers en ondersteunend apotheekpersoneel hoeft u dus niet mee te rekenen als ‘zorgverlener’. Stagiaires, stafwerknemers en vrijwilligers tellen ook niet mee.
Waarnemers én zzp'ers tellen namelijk wél mee voor de grens voor de vergunningsplicht én een de interne toezichthouder.
Zzp’ers zonder eigen praktijk of die werkzaam zijn vanuit een bv, vallen daarentegen niet onder de jaarverantwoordingsplicht. De jaarverantwoording is wél van toepassing op een praktijk of bv.
Voor waarnemers geldt hetzelfde. Als zij zelfstandig werkzaam zijn, en niet vanuit een praktijk of bv, is er geen jaarverantwoordingsplicht op hen van toepassing. De plicht geldt wel voor de praktijk of bv voor wie zij werkzaam zijn.
Vanaf 2022 geldt geen overgangsrecht en dient u aan de eisen van de Wtza te voldoen.In 2021 was de Wtzi nog van toepassing en gold automatische toelating.
Voor apotheken betekent dat geen meldplicht (de gevestigd apothekers staan immers reeds geregistreerd in het Register bij IGJ), maar mogelijk wel het aanstellen van een interne toezichthouder zodra het aantal zorgverleners meer dan 25 betreft. Als de maatschap ten gevolge van de fusie uit méér dan 10 zorgverleners zal bestaan, dient de maatschap aan de vergunningsplicht te voldoen.
De vergunningplicht richt zich alleen op de hoofdaannemer; de zorginstelling die eindverantwoordelijk is voor de zorgverlening. Goed om te weten: bij een lege huls-constructie geldt de vergunningplicht voor zowel de hoofd- als onderaannemer. Een lege hulsconstructie is een zorginstelling die zelf geen zorg verleent maar een onderaannemer hiervoor inhuurt.
Jaarverantwoording
Afhankelijk van de grootte van uw onderneming of de categorie waartoe u of uw onderneming toebehoort, dient u te voldoen aan de jaarverantwoordingsplicht. Op de volgende pagina kunt u nagaan waar u onder valt en wat op u van toepassing is:https://www.jaarverantwoordingzorg.nl/wat-en-hoe-aanleveren-jvz/zorgaanbieders
Maatschappen zullen in de meeste gevallen onder de categorie ‘Kleine personenvennootschap’ vallen. Voor bv’s zal dit meestal de categorie ‘Kleine rechtspersoon’ zijn. Wij benadrukken ‘meestal’ omdat er uitzonderingen kunnen gelden. Controleer daarom altijd bij uw accountant of financieel adviseur wat op u van toepassing is.
Op de website van het CIBG treft u DigiMV:
https://digimv10.desan.nl/dashboard?questionnaireName=DigiMV2022
Wij raden u aan in te loggen op de website en de stappen zorgvuldig te doorlopen. Voor het inloggen heeft u een E-herkenning 2+ nodig.
Het is verplicht om te starten met het invullen van de basisvragenlijst. Na de basisvragenlijst wordt tevens duidelijk welke informatie u aanvullend dient voor te bereiden met uw accountant of financieel adviseur.
Na het invullen van de basisvragenlijst komt u, zover noodzakelijk, terecht in de concernbrede vragenlijst. Hierin wordt aanvullende informatie opgevraagd middels een of meerdere subvragenlijsten die betrekking hebben op u en uw onderneming.
Voor het inloggen op DigiMV dient u in het bezit te zijn van een E-herkenning 2+. Deze kunt u aanvragen op https://www.eherkenning.nl/nl
De verplichte documenten (jaarrekening/ accountantsverklaring) worden openbaar gemaakt op www.jaarverantwoordingzorg.nl. De jaarverantwoording mag daarom geen persoonsgegevens bevatten die niet in de vragenlijsten in DigiMV worden uitgevraagd of niet wettelijk verplicht zijn om te vermelden.
Gegevens zoals geboortedata, BSN-nummers, patiëntgegevens of namen en/of salarisgegevens van werknemers (behalve van een topfunctionaris) mogen nooit voorkomen in de verplichte documenten. U voorkomt daarmee een datalek aan uw kant.
Over boekjaar 2022 geldt:
- Nieuwe zorgaanbieders (alle zorgaanbieders die vanuit een KvK-registratie na 1 januari 2022 praktijk voeren) moeten de jaarverantwoording openbaar maken vóór 1 juni 2023. Alleen als sprake is van overmacht kunt u uiterlijk 31 maar 2023 een uitstelverzoek indienen bij de NZa.
- Bestaande zorgaanbieders (alle zorgaanbieders die vanuit een KvK-registratie daterend van vóór 1 januari 2022 zorg verleenden) voor wie de jaarverantwoordingsplicht nieuw is moeten de jaarverantwoording openbaar maken vóór 31 december 2023. Uitstel aanvragen is niet mogelijk.
Over boekjaar 2023 geldt:
- Nieuwe zorgaanbieders (alle zorgaanbieders die vanuit een KvK-registratie na 1 januari 2022 praktijk voeren) moeten de jaarverantwoording openbaar maken vóór 1 juni 2024.
- Bestaande zorgaanbieders (alle zorgaanbieders die vanuit een KvK-registratie daterend van vóór 1 januari 2022 zorg verleenden) voor wie de jaarverantwoordingsplicht nieuw is moeten de jaarverantwoording openbaar maken vóór 1 oktober 2024.
Interne toezichthouder
Nee, alleen instellingen die farmaceutische zorg verlenen onder de Zvw en Wlz, waaronder apotheken, met méér dan 25 zorgverleners dienen een onafhankelijke interne toezichthouder aan te stellen.
Maatschappen dienen te kijken naar het totale gezamenlijke aantal. De kans is groot dat maatschappen het aantal van 25 werknemers overschrijden en daarmee aan de verplichting voor een interne toezichthouder moeten voldoen.
De waarnemer, die zorg verleent, dient wél meegeteld te worden voor de grens voor de interne toezichthouder. De administratief werknemers tellen daarentegen niet mee, omdat zij geen zorg verlenen zoals bedoeld onder de Zvw en Wlz.
De apotheek in deze fictieve casus hoeft derhalve niet aan de verplichting voor een interne toezichthouder te voldoen
De eisen die aan een interne toezichthouder worden gesteld, staan in de Wtza en in het Uitvoeringsbesluit Wtza (Aan welke eisen moet de zorgaanbieder voldoen bij de eis voor een interne toezichthouder? | Toetreding zorgaanbieders). Uit die eisen volgt dat er geen directe familiaire relatie mag bestaan tussen de toezichthouder en de algemene leiding van de instelling.
Het is tevens niet toegestaan de rol van interne toezichthouder te vervullen en gelijktijdig een rol van de dagelijkse of algemene leiding van de zorginstelling. Voorkom (de schijn van) financiële, personele en/of familiale belangenverstrengeling.
De toezichthouder bestaat uit tenminste drie natuurlijke personen. Deze zijn ten hoogste vier jaar lid met ten hoogste één keer verlenging van vier jaar.
U kunt binnen uw regio mogelijk een interne toezichthouder vinden of advies vragen bij de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorg en Welzijn (NVTZ): Vind toezichthouders met Wtzatoezicht.nl | Wtzatoezicht.nl (pmpsupervisor.com)
De NVTZ biedt ook model-documenten en een ondersteuningsprogramma.
Overig
Als een praktijk wijzigt, bijvoorbeeld naar een maatschap of een vennootschap of andersom, wijzigt hiermee ook de rechtsvorm. Dergelijke wijzigingen dient u te allen tijde aan de Kamer van Koophandel door te geven. Van de KvK ontvangt u in de meeste gevallen dan ook een nieuw KvK-nummer. Dit nummer wordt automatisch doorgegeven aan het CIBG.
Een wijziging in het aantal zorgverleners kan tot gevolg hebben dat u een interne toezichthouder dient aan te stellen.
Een wijziging van gevestigd apotheker hoeft enkel in het Register van gevestigd apothekers doorgegeven te worden aan de IGJ. Dit kunt u gemakkelijk online regelen. https://www.igj.nl/zorgsectoren/eerstelijnszorg/publicaties/formulieren/2017/07/14/wijzigingsformulier-register-gevestigde-apothekers
Let wel: Andere zorgaanbieders, niet zijnde apotheken, zullen actief de wijziging in KvK-nummer moeten doorgeven aan het CIBG via het digitaal portaal, omdat de nieuwe vorm mogelijk gezien wordt als nieuwe zorgaanbieder waarop een meldplicht van toepassing is. Dit geldt dus niet voor apotheken.
Bij een rechtspersoon moet dat blijken uit de statuten. Bij een niet-rechtspersoon, bijvoorbeeld maatschap, uit een schriftelijke regeling dat aan de eisen van de intern toezichthouder is voldaan.
De aanvraag voor een vergunning kost eenmalig 725 euro. De aanvraag voor een E-herkenning +2 kost tussen de 20-50 euro, afhankelijk of u een aanvraag doet voor één of meerdere jaren. De prijs kan per aanbieder verschillen.
Bij de aankondigingen in 2021 van de wetswijzigingen heeft de Eerstelijnscoalitie (bestaande uit de KNMP, InEen, KNGF, KNMT, KNOV, LVVP, NVM-mondhygiënisten en ONT) bezwaar aangetekend tegen extra regeldruk in de eerstelijnszorg.
De inzet van de coalitie tegen de Wtza heeft in een eerdere fase al opgeleverd dat zorgaanbieders met minder dan 25 zorgverleners géén interne toezichthouder hoeven aan te stellen, waar dat eerder wel het plan was.
Door de inspanningen van de eerstelijnskoepels op de jaarverantwoording zijn nog meer successen geboekt, namelijk:
- dat een accountantsverklaring niet langer verplicht is voor praktijken met een omzet tot 12 miljoen euro per boekjaar;
- dat de financiële verantwoording voor eenmanszaken beperkt is tot een aantal ratio’s om de privacy te beschermen;
- dat dubbele uitvragen van gegevens (door zorgverzekeraars en het Zorginstituut) worden voorkomen (de NZa heeft bevestigd hierop toe te zien);
- en dat de minister zich heeft voorgenomen de openbaarmakingstermijnen tijdelijk te verruimen.
De ELC gaat onverminderd door met de strijd tegen buitensporige administratieve lasten door wet- en regelgeving.