Recepten bewaren

In veel apotheken worden recepten gescand, waardoor ze veel sneller teruggevonden kunnen worden. Indien het proces van digitaliseren op de juiste manier is ingericht en een digitale scan dezelfde informatie bevat als het papieren origineel kan het papieren dossier worden vernietigd. Dit bespaart de apotheek tijd, veel opslagruimte en dus ook kosten.

De Regeling Geneesmiddelenwet en de Opiumwet stellen eisen aan de bewaartermijn van recepten, die geldt voor zowel papieren als elektronische recepten. Beide wetten sluiten voor het bewaren van recepten aan bij de termijn die de WGBO stelt voor medische dossiers: 20 jaar. Volgens de regeling Geneesmiddelenwet moeten recepten in de apotheek worden bewaard, maar er staat niet expliciet dat het recept op papier moet worden bewaard. De bewaring dient zodanig te zijn dat de authenticiteit gedurende de 20 jaar kan worden vastgesteld.

Ook elektronische recepten moeten gedurende de wettelijke termijn leesbaar worden bewaard. Dat wil zeggen dat het originele elektronisch recept te allen tijde binnen acceptabele tijd beschikbaar moet zijn, in leesbare vorm. Met dit laatste moet in het bijzonder rekening worden gehouden bij de overgang van het ene informatiesysteem naar een ander. De eisen aan (het bewaren van) elektronische recepten zijn in NEN 7510, Medische informatica – Berichtenverkeer – Elektronische uitwisseling van recept- en verstrekkingsberichten. Deze norm is opgesteld ten behoeve van de ontwikkelaars van ICT-standaarden en informatiesystemen, zodat eindgebruikers met hun producten aan wet en regelgeving kunnen voldoen.

Aan het bewaren liggen verschillende redenen ten grondslag. De bewaartermijn van 20 jaar geldt voor het medisch dossier, waar het recept en de informatie over de behandeling van de patiënt op basis van dit recept onderdeel van uitmaken. In het belang van de patiënt moet gedurende die termijn achterhaald kunnen worden wie welke zorgactiviteit heeft uitgevoerd. Daarbij hoort ook het voorschrijven. Gedurende de bewaartermijn moet duidelijk zijn wie het geneesmiddel heeft voorgeschreven en wat er op het oorspronkelijke recept stond. Ook moet de leesbaarheid van de scan van vergelijkbare kwaliteit zijn met die van het origineel. Een andere reden voor de bewaarplicht van recepten is onderzoek naar vervalste recepten. Ervaring leert dat zulk onderzoek nooit verder teruggaat dan een jaar. De derde reden volgt uit het recht op materiële controle door de zorgverzekeraar. De maximale termijn voor het opvragen van recepten door de zorgverzekeraar is 2 jaar, tenzij het gaat om fraude, dan kan de zorgverzekeraar langer teruggaan.

In de handreiking staan uitgangspunten en tips om het digitalisatieproces volledig, veilig en efficiënt te laten plaatsvinden. Het document geeft antwoord op vragen als ‘wat kunt u digitaliseren’, ‘wat zegt de wet- en regelgeving erover’ en ‘welke kwaliteitscontroles kunt u uitvoeren?’