Digitaal archiveren

Hoewel dat het archiveren van patiëntendossiers sinds maart digitaal mag, zijn er maar weinig apothekers die de overstap maken. Dit terwijl de administratieve lasten zo flink naar beneden kunnen. De KNMP zet de meest gestelde vragen op een rijtje.

Wat is er nieuw?

Sinds maart 2017 mag het patiëntendossier met terugwerkende kracht ook digitaal bewaard worden.

Mag het papieren archief weg?

Ja. Het papieren archief mag weg, mits het digitale archief alle relevante informatie bevat en gedurende de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar opvraagbaar is door middel van een zoekfunctie. Daadwerkelijke vervanging door vernietiging van de papieren documenten kan pas plaatsvinden indien met voldoende zeker is dat het digitaliseren juist en volledig is verlopen.

Hoelang moeten recepten in het (digitale) archief beschikbaar blijven?

Recepten, plus aanverwante documenten, moeten voor 15 jaar bewaard worden. Zodat gedurende een voldoende lange periode informatie over de behandeling van de patiënt beschikbaar is en opgevraagd kan worden door de patiënt en de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ).

Ook voor de formele en materiële controle voor de zorgverzekeraar dienen recepten beschikbaar te zijn. In principe kan een zorgverzekeraar niet verder terugvorderen dan over een periode van vijf jaar. Bij fraude kan een zorgverzekeraar langer terugvorderen.

Is er een verschil in bewaartermijn tussen het digitale archief en het papieren archief?

Nee, de bewaartermijnen zijn gelijk en onafhankelijk van de manier waarop het archief bewaard wordt. 

Wat zijn de eisen aan het digitaliseringsproces?

Apotheken mogen in principe zelf bepalen hoe het digitaliseringsproces eruit ziet, mits het veilig, volledig en efficiënt plaatsvindt.

Hoe kun je de juistheid en volledigheid van het digitale archief controleren?

Het is van belang dat de apotheker het digitaliseringsproces controleert, zodat hij voldoende zeker is dat het digitaliseren juist en volledig heeft plaatsgevonden. Controles kunnen steekproefsgewijs plaatsvinden. Hierbij kunnen controles plaatsvinden op de volledigheid en de opvraagbaarheid van het dossier, de juiste weergave van het origineel en op de technische staat van de scanapparatuur.

Wat mag er allemaal gedigitaliseerd worden?

Recepten en alle bijbehorende informatie mogen gedigitaliseerd worden. Het uitgangspunt is dat dit alle informatie betreft die voor de digitalisering op papier werd bewaard. Hier vallen onder:

  • bereidingsprotocollen;
  • afhandeling van medicatiebewakingsmeldingen;
  • bijlage 2-formulieren;
  • artsenverklaringen;
  • toekennen machtiging;
  • overdrachtsinformatie. 

Mag er met terugwerkende kracht digitaal gearchiveerd worden?

Ja, het volledige papieren dossier mag met terugwerkende kracht gedigitaliseerd worden.

Tips digitaal archiveren

Aanwijzingen voor het inrichten van een digitaal archief zijn opgenomen in de handreiking digitaliseren van patiëntendossiers.

Bekijk de handreiking

Contact

KNMP
Maandag t/m vrijdag 09:00 - 17:00 uur

(070) 373 73 73 communicatie@knmp.nl