Recepten bewaren

Bewaar het originele recept minimaal 5 jaar. Een scan van het recept voldoet, mits goed leesbaar gedurende 15 jaar en inclusief alle informatie die op het recept is aangebracht of daaraan is gehecht.

Bewaren van recepten, op papier of elektronisch

Regelmatig ontvangt de KNMP vragen over de wettelijke bewaartermijn van recepten. Apothekers verwerken jaarlijks ruim 180 miljoen voorschriften, waarvan ze, op last van wet en regelgeving, de daaraan ten grondslag liggende recepten gedurende 15 jaar moeten bewaren (voetnoot art 5.1. Regeling Geneesmiddelenwet). In veel apotheken worden recepten gescand, waardoor ze veel sneller teruggevonden kunnen worden. Als de elektronische opslag het bewaren van papieren recepten kan vervangen bespaart dat de apotheek tijd, veel opslagruimte en dus ook kosten.

Wettelijke basis

De Regeling Geneesmiddelenwet en de Opiumwet stellen eisen aan de bewaartermijn van recepten, die geldt voor zowel papieren als elektronische recepten. Beide wetten sluiten voor het bewaren van recepten aan bij de termijn die de WGBO stelt voor medische dossiers: 15 jaar. In het wetsontwerp Wet cliëntenrechten zorg (Wcz), waarin delen van de WGBO zullen worden opgenomen, wordt zelfs een termijn genoemd van 20 jaar. In specifieke situaties kunnen langere termijnen gelden.

Volgens de regeling geneesmiddelenwet moeten recepten in de apotheek worden bewaard, maar er staat niet expliciet dat het recept op papier moet worden bewaard. De bewaring dient zodanig te zijn dat de authenticiteit gedurende de 15 jaar kan worden vastgesteld.

Ook elektronische recepten moeten gedurende de wettelijke termijn leesbaar worden bewaard. Dat wil zeggen dat het originele recept te allen tijde binnen acceptabele tijd beschikbaar moet zijn, in leesbare vorm. Met dit laatste moet in het bijzonder rekening worden gehouden bij de overgang van het ene informatiesysteem naar een ander. Een afdruk op papier van een elektronisch recept, met daarop aantekeningen, controle-etiketten en parafen, maakt onderdeel uit van het dossier. Hiervoor geldt dezelfde bewaartermijn als voor een recept.

De eisen aan (het bewaren van) elektronische recepten zijn onlangs overigens opnieuw vastgesteld in een Nederlandse Norm, NEN 7503, Medische informatica – Berichtenverkeer – Elektronische uitwisseling van recept- en verstrekkingsberichten. Deze norm is opgesteld ten behoeve van de ontwikkelaars van ICT-standaarden en informatiesystemen, zodat eindgebruikers met hun producten aan wet en regelgeving kunnen voldoen.

Reden van bewaren

Aan het bewaren liggen verschillende redenen ten grondslag. De bewaartermijn van 15 of 20 jaar geldt voor het medisch dossier, waar het recept en de informatie over de behandeling van de patiënt op basis van dit recept onderdeel van uitmaken. In het belang van de patiënt moet gedurende die termijn achterhaald kunnen worden wie welke zorgactiviteit heeft uitgevoerd. Daarbij hoort ook het voorschrijven. Gedurende de bewaartermijn moet duidelijk zijn wie het geneesmiddel heeft voorgeschreven en wat er op het oorspronkelijke recept stond. Voor dit doel is in principe een scan voldoende, mits deze scan alle informatie bevat die op het recept is aangebracht of er aan is gehecht Ook moet de leesbaarheid van de scan van vergelijkbare kwaliteit zijn met die van het origineel. Een andere reden voor de bewaarplicht van recepten is onderzoek naar vervalste recepten. Ervaring leert dat zulk onderzoek nooit verder teruggaat dan een jaar. De derde reden volgt uit de materiële controle door de zorgverzekeraar. Hiervoor dienen wel originele recepten overlegd te worden. De maximale termijn voor het opvragen van recepten door de zorgverzekeraar is 5 jaar (Onverschuldigde betaling in het Burgerlijk wetboek.)

Standpunt KNMP

De techniek schrijdt voort en maakt het ook mogelijk om de termijn van bewaren van medische dossiers in het belang van de patiënt te verlengen van 15 naar 20 jaar. Hiervoor is een scan van het recept voldoende, naast de informatie in het apotheekinformatiesysteem, mits deze goed leesbaar is en alle informatie bevat die op het recept is aangebracht of daaraan is gehecht. Ten behoeve van de materiële controle door de zorgverzekeraar dienen de originele recepten nog maximaal vijf jaar bewaard te worden.

De KNMP is voornemens om kwaliteitscriteria voor gescande recepten op te stellen en roept gebruikers en leveranciers van scanapparatuur op hiervoor informatie aan te dragen. Het volume van vijf jaar bewaarde recepten maakt de eis dat de recepten daadwerkelijk in de apotheek bewaard worden ook minder bezwaarlijk. Wat dit laatste betreft: bewaren op een beveiligde plek buiten de apotheek is een alternatief, maar mogelijk vanwege de daarmee gemoeide kosten minder doelmatig.

Contact

Helpdesk Juridische Zaken
Maandag t/m vrijdag 11.00 - 17.00 uur

(070) 373 71 19 juridischezaken@knmp.nl