Stappenplan ‘Voorbereiden op FMD’

Wat betekent de verordening FMD voor de apotheekpraktijk? Dit stappenplan geeft concreet weer wat u moet doen.

Stap 1: Aanmelden bij het NMVO

Apothekers moeten zich aanmelden bij de Nationaal Medicijn Verificatie Organisatie (NMVO). Deze organisatie is verantwoordelijk voor de bouw en het beheer van het Nationaal Medicijn Verificatie Systeem (NMVS) waarin de afmeldingen en eventuele verificaties van de unieke serienummers plaatsvinden. 
Door de aanmelding bij de NMVS maakt u zichzelf kenbaar bij de Nederlandse Medicijn Verificatie Organisatie (NMVO). Dit is van belang voor de aansluiting op het nationale systeem.

Stap 2: Controleer uw scanners

Op dit moment staan er streepjescodes op de verpakking. Vanaf 9 februari 2019 worden verpakkingen voorzien van een 2D-code waarin het unieke serienummer is opgeslagen. Controleer of uw scanner in staat is om een dergelijke code te lezen. Mocht dit niet in een keer lukken, dan kunt u de specificaties van de scanners raadplegen. Het kan zijn dat u een aanpassing moet doen. Helpt dit niet, dan is het noodzakelijk om scanners aan te schaffen die wel in staat zijn om een 2D-code te lezen.

Stap 3: Hoe staat het met de software

De apotheekinformatiesystemen beschikken inmiddels allemaal over een koppeling tussen uw systeem en het NMVS. Bent u hierover nog niet geïnformeerd (via een nieuwsbrief of e-mail), neem dan contact op met uw leverancier.

Stap 4: Kies een moment waarop u de afmelding gaat doen

Tijdens het apotheekproces moeten de serienummers afgemeld worden uit het nationale systeem. De apotheek die het geneesmiddel uit de anonieme voorraad op naam stelt, is verantwoordelijk voor het afmelden en controleren van de veiligheidskenmerken. Mogelijke momenten hiervoor zijn: bij binnenkomst van de voorraad, op het moment van aanschrijven en/of de uitgifte. Kies een moment dat past binnen uw apotheekproces.

Houd in elk geval rekening met een aantal factoren:

  • Het aantal foutmeldingen uit het systeem. Een foutmelding maakt dat u de verpakking niet mag uitgeven aan de patiënt. Bij hoge aantallen is het wenselijk hier zo vroeg mogelijk in het proces achter te komen. U kunt het proces zo inrichten dat dit ook gebeurt, namelijk door af te melden aan het begin van het proces, of door te verifiëren bij het begin van het proces en op een later moment af te melden.

Kanttekening: per 1 oktober 2019 is de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd gestart met gericht toezicht. In deze fase hoeven nog niet alle alerts individueel gemeld te worden. Alleen bij een niet-pluisgevoel moet een verpakking worden tegengehouden en gemeld bij de IGJ. Wel zijn alle betrokkenen verplicht om na te gaan of de alert wordt veroorzaakt door een technisch of procedureel probleem in het eigen bedrijf. Zij moeten dan actie ondernemen om deze oorzaak weg te nemen. De self-assessment tool helpt u hierbij.

  • Het moment van tenaamstelling lijkt een logisch moment om de afmelding te organiseren. Echter, niet afgehaalde verpakkingen moeten dan binnen 10 dagen opnieuw worden aangemeld om geretourneerd te kunnen worden. Als u dit wil borgen, leidt dit tot extra handelingen en extra kosten. De ervaring leert daarom dat het beter is het proces zo in te richten dat er bij ontvangst of bij terhandstelling wordt afgemeld.
  • Op welk moment heeft u nu al controles? Uw softwareleverancier kunt u vertellen op welke momenten de scan voor FMD is ingebouwd. 
  • Er bestaat een mogelijkheid om verpakkingen opnieuw aan te melden in het nationale systeem. Dit moet binnen tien dagen na afmelding gebeuren in dezelfde apotheeklocatie als waar de initiële afmelding plaatsvond. Dit heeft mogelijk effect op het retourneren aan de groothandel of op de plank/uitgifteautomaat zetten van te verwachten uitgiftes.

Stap 5: Neem FMD op in uw dagelijkse praktijk

U kunt FMD opnemen in beschikbare werkinstructies om deze onderdeel van uw huidige werkproces te maken. Zo is het duidelijk of uw apotheek voldoet aan FMD.

Stap 6: Instrueer uw personeel

Het apotheekpersoneel zal veelal de controles uitvoeren. Het is van belang dat zij weten waar de FMD over gaat, welke aanpassingen nodig zijn en hoe zij moeten handelen bij signalen uit het nationale systeem. U kunt hierbij gebruik maken van onze instructie aan het apotheekteam.

Houd deze website in de gaten voor eventuele aanvullingen op de veelgestelde vragen en handvatten voor implementatie van FMD in de apotheek.