Adviezen bij aanstellen Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)

Met de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 wordt het voor apotheken verplicht om een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Deze FG kan alle vragen op het gebied van privacy voor de apotheek beantwoorden en is er ook voor de patiënten.

De verplichting om een FG aan te stellen kan mogelijk eerder zijn dan 25 mei 2018. Dit heeft te maken het Besluit op de elektronische gegevensuitwisseling in de zorg dat nog niet van kracht is. Twee maanden na publicatie in het Staatsblad treedt dit besluit – onderdeel van de Wet cliëntenrechten bij elektronische verwerking – in werking.

Gegevensverwerking

Onder gegevenswerking wordt verstaan: een activiteit waarmee persoonsgegevens worden verwerkt, zowel handmatig als automatisch, zoals bijvoorbeeld declareren, medicatiebewaking en in- en uitschrijven van een patiënt. Hierbij worden gegevens gebruikt en/of uitgewisseld (in of buiten de Europese Unie) onder bepaalde gronden uit de wet.

Wat is de positie van een FG?

Een FG houdt toezicht op de toepassing en naleving van de privacy(wetgeving). De FG kan de apotheek-eigenaar ondersteunen bij de praktische vertaalslag van het wettelijke kader naar de apotheekpraktijk. Hij verzamelt hierbij informatie over de gegevensverwerking binnen de apotheek en gaat na in hoeverre deze verwerking voldoet aan wet- en regelgeving. Daarnaast is de FG contactpersoon voor de apotheek, haar patiënten en de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

PIA 

Een PIA is een toets van de huidige of gewenste gegevensverwerking. Hierin staat welke risico’s er zijn en welke maatregelen genomen kunnen/moeten worden.

De FG helpt ook bij de veranderingen die de AVG met zich meebrengt, zoals omschreven in de AVG-brochure speciaal voor apotheken. Onder de AVG is de apotheek verplicht om een Privacy Impact Assessment (PIA) uit te voeren, als een wijziging in de gegevensverwerking een verhoogd risico met zich meebrengt. De FG adviseert hierover en ziet erop toe dat dit naar behoren wordt uitgevoerd. Dat geldt ook voor het opstellen van een verwerkingsregister.

Een ureninschatting voor alle taken van de FG per apotheek is lastig exact vast te stellen. Ervarings- of onderzoekscijfers voor de zorg ontbreken nog. Voor mkb-organisaties wordt geadviseerd rekening te houden met een tijdsbesteding van 24 uur per jaar door een FG.

Waaraan moet een FG voldoen?

Om bovenstaande verantwoordelijkheden adequaat te kunnen invullen, is op basis van richtlijnen van de Europese werkgroep WP29 door de AP aangegeven aan welke eigenschappen – zoals deskundigheden en vaardigheden – de FG dient te voldoen.

EigenschappenOmschrijving
Bereikbaarheid De FG is voor de apotheek, haar patiënten en de AP makkelijk en direct te bereiken. Voor efficiënte communicatie is het van belang dat de FG de taal spreekt van de apotheker, de patiënt en de AP.
Betrokkenheid

De FG is merkbaar en zichtbaar betrokken bij de apotheek. De FG heeft regelmatig contact met de apotheek en brengt ook periodiek een bezoek aan de apotheek. Bijvoorbeeld om formele taken zoals een PIA uit te voeren of voor een tussentijds gesprek om te luisteren naar de problemen waar een apotheek tegenaan loopt.

Kennis van wet- en regelgeving Bekendheid met wet- en regelgeving voor bescherming van gegevens is belangrijk, en de AVG in het bijzonder (diepgaand).
Kennis van de branche Het vertalen van wet- en regelgeving naar de apotheekpraktijk, voor het advies aan de apotheek. Kennis op het terrein van veiligheid van gegevens en gegevensbescherming en inzicht in gegevensverwerkingen en informatiesystemen van apotheken is van belang.

NB De apotheek dient de FG aan te melden bij de AP.

Wat zijn de mogelijkheden voor apotheken in het aanstellen van een FG?

1. Gezamenlijke inzet apotheken

Apotheken stellen op basis van een servicecontract gezamenlijk een FG aan. Duidelijke afspraken over taakverdeling en dienstverlening zorgen ervoor dat de kosten voor de FG beperkt blijven tot werkzaamheden die niet binnen de apotheek kunnen worden uitgevoerd. De hierboven genoemde eigenschappen kunnen worden gebruikt als checklist bij de selectie van de FG. Spreek af op welke wijze en wanneer de FG bereikbaar is, en hoe hij tools en middelen kan aanreiken ter ondersteuning van taken voor de apotheek.

Vorm Gezamenlijke inzet apotheken
Voordelen
  • Kennis en vaardigheden als FG direct beschikbaar 
  • Vaste prijs en continuïteit op basis van serviceovereenkomst
Nadelen
  • De FG moet kennis opdoen over de branche, de farmacie
  • Kennis en kunde worden niet volledig geborgd binnen de farmacie

2. Gezamenlijke inzet eerste lijn

Apotheken kunnen ook gezamenlijk een FG inzetten vanuit een bestaande samenwerkingsrelatie met andere zorgaanbieders uit de eerste lijn (huisarts, fysiotherapie, etc.).

Vorm Gezamenlijke inzet eerste lijn
Voordelen
  • Kennis en vaardigheden als FG direct beschikbaar
  • Vaste prijs en continuïteit op basis van serviceovereenkomst
  • Versterken multidisciplinaire samenwerking in de regio
Nadelen
  • De FG moet kennis hebben van verschillende beroepen
  • Kennis en kunde worden niet volledig geborgd binnen de farmacie

3. Aansluiting grote zorgondernemingen

Vanuit een bestaande samenwerkingsrelatie kunnen apotheken aansluiting zoeken bij grote zorgondernemingen zoals een ziekenhuis, zorggroep, of HAP voor gedeelde inzet van die FG. Hierbij dient de FG kennis te hebben over de branche, waarbij er een verschil is tussen een grote en kleine zorgaanbieder. Ook bij deze mogelijkheid geldt dat goede afspraken gemaakt moeten worden over de verdeling van verantwoordelijkheden en taken. Dat geldt ook voor de vergoeding die daarbij komt kijken. 

Vorm Aansluiting grote zorgondernemingen
Voordelen
  • Kennis van de zorgsector is aanwezig
  • Kennis en vaardigheden als FG direct beschikbaar
Nadelen
  • Kennis van de sector is gericht op grote instellingen en wijkt af van de kleine zorgaanbieder
  • Kennis en kunde worden niet volledig geborgd binnen de farmacie

Opties: servicecontract of inhuren

Voor het aanstellen van een FG zijn in hoofdlijnen de verschillende opties:

  • A. Een FG inhuren op basis van een servicecontract (eventueel op basis van een vaste prijs per maand/jaar). Daarbij is het belangrijk om de inhoud van de dienstverlening te beoordelen op de eerder omschreven eigenschappen van een FG. Daarbij is het ook van belang om te kijken naar bijkomende kosten, bijvoorbeeld voor benodigde ondersteuning die niet binnen het servicecontract valt.
  • B. Een of meerdere FG’s gezamenlijk in dienst nemen (in een stichting). Bij het in dienst nemen van een FG, kan tevens gekeken worden naar instroom vanuit het UWV. Hierbij is het mogelijk om een aspirant-FG beschikbaar te krijgen die in opleiding is.

NB Mogelijk fungeert een medewerker als FG. Om ervoor te zorgen dat de FG onafhankelijk kan handelen en daarbij voldoende bescherming heeft, mag een medewerker niet ontslagen of gestraft worden op basis van zijn handelen als FG. Deze situatie laat zich vergelijken met die van een OR-lid. Dit principe geldt ook in het geval de FG ingehuurd wordt.