Overgangsperiode voor gecontroleerde invoering nieuwe declaratiestandaard

2 juli 2015

Tijdens een periode van 3 maanden kunnen declaratiebestanden met kleine technische fouten toch door naar zorgverzekeraars en grijpt een ‘crashteam’ in bij technische weigeringen. Dat heeft de KNMP afgesproken met betrokken partijen over de nieuwe declaratiestandaard die per 1 juli is ingegaan. De KNMP heeft ook een ledenservice opgestart en FAQ’s over de declaratiestandaard gepubliceerd.
Bekijk de FAQ's en de contactgegevens van de ledenservice

Vanaf 1 juli declareren apothekers zowel de zorgprestaties als de geneesmiddelenkosten in 1 bestand. Ook doet VECOZO met ingang van deze datum de technische controle van alle declaratiebestanden, voordat ze worden doorgestuurd naar de zorgverzekeraars.

Apothekers zijn ongerust dat als VECOZO de declaratiebestanden technisch afkeurt, zij niet op tijd hun geld krijgen om de rekening van de geneesmiddelengroothandel te betalen. Daarom heeft KNMP de achterliggende periode alle relevante partijen bij elkaar aan tafel gebracht om tot een beheersbare introductie van de nieuwe declaratiestandaard te komen.

Aangepaste set controles vanaf 15 juli beschikbaar

In aansluiting op het initiatief van de KNMP heeft VECOZO samen met softwarehuizen en verzekeraars een aangepaste set met technische eisen voor een declaratiebestand vastgesteld. Hierop zal het bedrijf controleren. Zo kunnen declaratiebestanden met kleine technische fouten toch door naar de zorgverzekeraar.

De controles die VECOZO uitvoert, zijn grotendeels hetzelfde als de technische controles die de zorgverzekeraars voorheen zelf uitvoerden. VECOZO controleert met name op velden die het Apotheek Informatiesysteem automatisch vult.

Daarnaast signaleert VECOZO als er op andere punten technische onvolkomenheden in het bestand zitten. Een voorbeeld is controle op het veld geboortedatum, en de factuurdatum moet later zijn dan de datum van de prestaties. VECOZO koppelt deze signalen terug naar de apotheek. Op basis van deze signalen kan de apotheek de bronadministratie verbeteren, al dan niet met hulp van het softwarehuis. Ook het softwarehuis ontvangt een signaal, zodat de controlemechanismen in de softwaresystemen nog scherper afgesteld kunnen worden.

VECOZO moet het declaratieportaal hier nog wel op aanpassen. Deze aanpassing moet 15 juli gerealiseerd zijn. Apotheken kunnen dus het beste pas na half juli de eerste declaraties versturen.

Crashteam

Tijdens de overgangsperiode is een ‘crashteam’ van KNMP, VECOZO en ZN actief. Dit crashteam grijpt in bij een technische weigering van een declaratiebestand, bijvoorbeeld door de juiste (technische) deskundigen te helpen inschakelen of door een andere oplossing te zoeken, opdat de apotheek niet in liquiditeitsproblemen komt.

Speciale ledenservice en FAQ’s

Op KNMP.nl kunnen leden de antwoorden op veelgestelde vragen over de nieuwe declaratiestandaard vinden. Deze vragen worden regelmatig uitgebreid.

Bekijk de veelgestelde vragen over de nieuwe declaratiestandaard

Ook heeft de KNMP een ledenservice opgestart. Deze staat in nauw contact met de helpdesks van ketenapotheken, softwarehuizen en intermediairs. De ledenservice zal ook bereikbaar zijn op het moment dat de meeste apotheken hun declaraties voor juli versturen: 31 juli tot 21.00 uur en zaterdag 1 augustus van 8.30 tot 17.30 uur.

De ledenservice is te bereiken via e-mail: en telefoon: (070) 373 73 69.

Intensief overleg en monitoring

In de komende periode heeft de KNMP dagelijks contact met de betrokken softwareleveranciers. De KNMP heeft ook een deskundige aangesteld die extra toezicht houdt op de ketentesten die softwarehuizen, intermediairs Clearing House Apotheken en NControl en zorgverzekeraars uitvoeren. Deze simulaties van declaratieverkeer laten zien of de data-inhoud van een bericht juist is en of ‘de keten’ technisch goed is uitgerust.

Het KNMP-bestuur en het LOA-bestuur monitoren de voortgang wekelijks. Gedurende de overgangsperiode komen alle relevante partijen (KNMP, VECOZO, ZN/zorgverzekeraars, softwarehuizen en gebruikersverenigingen en intermediairs) bijeen om de signaleringen van VECOZO met elkaar te bespreken en vast te stellen of en zo ja, welke verbeteracties gewenst zijn.

VECOZO: alleen technische controle

Sinds 1 juli controleert VECOZO of de declaratiebestanden technisch goed zijn en stuurt ze daarna door naar de afzonderlijke zorgverzekeraars voor inhoudelijke beoordeling. VECOZO keurt het bestand niet inhoudelijk en zal het bestand ook niet terugsturen bij een inhoudelijke fout. De zorgverzekeraar in kwestie kan de specifieke declaratieregel in zo’n geval wel afwijzen. Net zoals dat nu het geval is.

Let op waarschuwingssignalen van systeem

De softwareleveranciers hebben extra controles ingebouwd om te zorgen dat de bestanden aan alle technische eisen voldoen. Het is daarom belangrijk dat apothekers waarschuwingssignalen in het systeem actief afhandelen.

 


Dit nieuwsbericht is onderdeel van nieuwscategorie: Praktijkvoering