Bij het openen van een apotheek en het aannemen van personeel komen veel zaken kijken. Denk aan het opstellen van arbeidscontracten, het naleven van arbeidswetgeving en het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving. Ook is het belangrijk om goed te regelen hoe taken worden verdeeld en wie verantwoordelijk is voor welke werkzaamheden. Een duidelijke structuur en heldere afspraken zorgen voor een soepele start en een goed functionerend team.
1. Stel een Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) op
Werkgevers dragen de verantwoordelijkheid voor het creëren van een gezonde en veilige werkomgeving. Een calamiteit doet zich vaak onverwacht en op een ongelegen moment voor. Daarom is het verstandig om vooraf na te denken over de te nemen stappen bij een dergelijke gebeurtenis. Een goede voorbereiding kan de impact van een calamiteit aanzienlijk beperken.
Het opstellen van een RI&E is verplicht voor iedere ondernemer met personeel. Er zijn diverse voorbeelden, toolkits en praktische handvatten online beschikbaar, onder andere via ArboNed, FNV, CNV of de website van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
2. Wijs een preventiemedewerker aan
Een preventiemedewerker is op de hoogte van de risico’s binnen de organisatie en geeft hierover voorlichting. Iedere werkgever is verplicht om ten minste één werknemer aan te wijzen als preventiemedewerker. Deze persoon moet beschikken over voldoende kennis en ervaring om de preventietaken op een juiste manier uit te voeren. In organisaties met 25 of minder werknemers mag de werkgever zelf de rol van preventiemedewerker vervullen.
3. Zorg voor goede arbeidsomstandigheden
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek. Dat geldt niet alleen voor reguliere werknemers, maar ook voor zzp’ers en uitzendkrachten.
Let op zaken als:
- Werkplek en apparatuur
- Lichamelijke en psychische belasting
- Stoffen, straling en besmetting.
Arbeidsdeskundige
De werkgever is verplicht om te zorgen voor deskundige ondersteuning op het gebied van ziekteverzuim en arbeidsomstandigheden. Deze deskundigheid kan worden ingehuurd via een tussenpersoon of zelfstandig worden geregeld.
Werkkostenregeling (WKR)
Werkgevers hebben de mogelijkheid om onbelaste vergoedingen aan werknemers te verstrekken. Dit wordt geregeld via de werkkostenregeling (WKR). De vergoedingen hoeven niet direct gerelateerd te zijn aan het werk. Denk hierbij aan personeelsfeesten, een kerstpakket, een fiets van de zaak of gereedschap.
Werknemers kunnen bij de werkgever bijvoorbeeld een computerbril, aangepast meubilair of deelname aan een fietsplan aanvragen. De vergoeding hiervoor kan eventueel (gedeeltelijk) uit de WKR worden bekostigd. Het is raadzaam om met een accountant te overleggen welke mogelijkheden er zijn binnen de regeling.
SBA-werkdrukonderzoek
Het SBA-werkdrukonderzoek is een effectief instrument om inzicht te krijgen in de beleving van werkdruk. Het is specifiek ontwikkeld voor de apotheekbranche. Het onderzoek brengt niet alleen de oorzaken van ervaren werkdruk in kaart, maar laat ook zien waar binnen het team winst te behalen valt. Op die manier wordt duidelijk welke gezamenlijke acties kunnen bijdragen aan het vergroten van het werkgeluk.
Risico-instrument Farmaceutische Stoffen (RiFaS)
Het Risico-instrument Farmaceutische Stoffen laat zien wat de gezondheidsrisico's zijn bij het omgaan met risicovolle stoffen in de apotheek en geeft advies om die te beperken.
SBA ARBOcatalogus Apotheken
Alle werkgevers hebben te maken met de Arbeidsomstandighedenwet. Hoe werkgevers daar het beste invulling aan kunnen geven, hangt af van de praktijksituatie in de branche. Daarom heeft de apotheekbranche een eigen arbocatalogus die helemaal is afgestemd op de eigen arbeidsomstandigheden: de ARBOcatalogus Apotheken.
SIG Productzorg en Bereiden
De Special Interest Group (SIG) Productzorg en Bereiden bestaat uit apothekers uit de praktijk die belangstelling hebben voor alle facetten van het geneesmiddel als product (productzorg): vanaf de ontvangst van een product of de bereiding ervan in de apotheek tot en met de toediening aan de patiënt.
Voor ziekenhuisapothekers: Arbocatalogus Veilig werken met geneesmiddelen
De Arbocatalogus Veilig werken met geneesmiddelen beschrijft maatregelen voor de belangrijkste arborisico's in de ziekenhuizen, waaronder 'Veilig werken met geneesmiddelen'.
4. Informeer de werknemer over de (werk)omstandigheden
Naast de RI&E is het verstandig om ook een personeelshandboek, bedrijfsreglement of personeelsreglement op te stellen. In dit handboek worden de bedrijfsregels en voorschriften voor het personeel vastgelegd. Hierin kunnen onder andere de huisregels worden opgenomen, evenals onderwerpen zoals:
- De beoordelingssystematiek die binnen de apotheek wordt gehanteerd.
- Procedures bij arbeidsongeschiktheid.
- Regels rondom (aanvragen van) vakantie en verlof.
- Protocol Ongewenste gedragingen.
- Meldcode Huiselijk geweld en kindermishandeling.
- Fraude- en diefstalbeleid.
Voor de laatste drie onderwerpen heeft de KNMP voorbeeldmaterialen beschikbaar gesteld die als basis of inspiratie kunnen dienen voor toepassing binnen de eigen apotheek.
5. Meld de werknemer aan
Elke wijziging in de personeelsbezetting moet worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel. Dit is wettelijk verplicht.
Is er een regeling voor verzuim en/of pensioen? Vergeet dan niet om nieuwe werknemers op tijd bij de pensioenuitvoerder (pensioenfonds en/of verzekeraar) aan te melden.
